fbpx
9 Οκτωβρίου 2018 webtarget

ΧΕΙΡΙΣΤΕΙΤΕ ΣΩΣΤΑ ΤΟ ΕΤΑΙΡΙΚΟ ΣΑΣ EMAIL

Από τη στιγμή που θα πατήσετε το κουμπί «αποστολή», είναι δύσκολο να πάρετε πίσω όσα έχετε γράψει σε ένα email και δύσκολο να γνωρίζετε αν οι λέξεις που χρησιμοποιήσατε θα σάς κάνουν καλό ή θα σάς βλάψουν.

Στην ηλεκτρονική αλληλογραφία το πρόσωπο στο οποίο απευθύνεται δε μπορεί να δει τη γλώσσα του σώματός του, να ακούσει τον τόνο της φωνής του και να γνωρίζει την ψυχική κατάσταση στην οποία βρίσκεται ο άλλος.

Για παράδειγμα, αν στείλετε email με κενό θέμα ή με ορθογραφικά λάθη, το άτομο στο οποίο απευθύνεστε ενδέχεται να το εκλάβει ως απροσεξία δική σας και να θεωρήσει ότι δεν προσέχετε τις λεπτομέρειες.

Παρακάτω αναφέρονται μερικά πράγματα που καλό θα ήταν να έχουν υπόψιν όσοι χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική αλληλογραφία, προκειμένου να μη στέλνουν λάθος μηνύματα στον παραλήπτη τους.

  1. Μην επισυνάπτετε μεγάλα αρχεία (άνω των 20mb). Υπάρχει περίπτωση οι παραλήπτες να μην έχουν κενό χώρο στον mail server τους και το email σας να μην φτάσει ποτέ. Για μεγάλα αρχεία κάντε χρήση εξωτερικών εφαρμογών WeTransfer SendSpace κοκ.
  2. Ποτέ μη στέλνετε κείμενα με άσχημο περιεχόμενο. Δεν έχει σημασία αν είστε έξω φρενών ή πόσο δίκιο έχετε. Ποτέ μη στέλνετε email όταν έχετε νεύρα και ποτέ μην εκφράζετε τα νεύρα σας αυτά στο κείμενο. Είναι σαν να ρίχνετε λάδι στη φωτιά. Πάρτε τηλέφωνο ή περιμένετε μέχρι να μιλήσετε με το πρόσωπο που σάς ενδιαφέρει από κοντά. Πάρτε βαθιές ανάσες και σκεφτείτε πώς πρέπει να χειριστείτε την κατάσταση.
  3. Το θέμα (Subject) του μηνύματος είναι ότι ακριβώς λέει το όνομά του. Μια επικεφαλίδα που δηλώνει σε μια γραμμή το θέμα του. Παραδόξως, ένα μεγάλο ποσοστό των χρηστών αγνοεί αυτό το τόσο απλό πράγμα. Μην ξεχνάτε να γράφετε κάτι σχετικό στο θέμα. Επίσης καλό είναι να μην επιλέγετε φράσεις όπως «offers», «προσφορά», «κάντε εγγραφή» κλπ. που μπορούν να στείλουν το email σας απευθείας στην ανεπιθύμητη αλληλογραφία .
  4. Να γνωρίζετε το ύφος του παραλήπτη σας. Όταν θέλετε να πείσετε κάποιον, είναι καλύτερα να τού μιλάτε στη «γλώσσα» του. Αναρωτηθείτε ποιο ύφος ταιριάζει καλύτερα στον παραλήπτη του μηνύματός σας και προσαρμόστε τη γραφή σας, χωρίς ωστόσο να ξεφεύγετε πάρα πολύ από το προσωπικό σας ύφος. Να είστε ειλικρινείς, κατανοητοί και περιεκτικοί.
  5. Μην μπερδεύετε τον παραλήπτη σας λέγοντας πολλά. Όσα περισσότερα ζητάτε από τον άλλον, τόσο λιγότερα ενδεχομένως να πάρετε. Για παράδειγμα, ορισμένοι κάνουν το λάθος να φορτώνουν τα email τους με πολλές ιδέες και προτάσεις. Αυτό μπερδεύει τον παραλήπτη και ενδεχομένως τον δυσκολεύει να πάρει μια απόφαση ως προς το τι να απαντήσει. Ειδικά όταν έρχεστε σε επαφή με κάποιον για πρώτη φορά.
  6. Χρησιμοποιήστε λέξεις στη θέση της γλώσσας του σώματος. Επιλέξτε προσεκτικά λέξεις με τις οποίες θα δώσετε στον αναγνώστη του μηνύματός σας να καταλάβει την ψυχική σας κατάσταση. Λέγοντας στην αρχή κάτι σαν «χαίρομαι πολύ που μου απαντήσατε» ή κάτι σχετικό, κάνετε τον άλλον να υποψιαστεί ότι ακολουθούν θετικά πράγματα.

Μην ξεχνάτε ακόμη να διπλοτσεκάρετε για ορθογραφικά λάθη, καθώς η απουσία αυτών δείχνει ψύχραιμη αντιμετώπιση και προσεχτική διαχείριση.

 

Γιατί τα εταιρικά σας email καταλήγουν σε Spam Folders

Είναι πολύ πιθανό ως χρήστης να έχετε εντοπίσει πρόβλημα παράδοσης των εταιρικών σας email.

Κάθε server που δέχεται ένα email λειτουργεί με έναν αλγόριθμο προκειμένου να αποδεχθεί ή να απορρίψει ένα email που φτάνει από κάποιον αποστολέα. Σε περίπτωση που το email γίνει αποδεκτό τότε ο αλγόριθμος αυτός αποφασίζει εάν το email θα παραδοθεί στο Inbox ή στο Junk / Spam Folder.

Κάθε Mail Provider (Gmail, Yahoo, Hotmail,  κλπ) αλλά και όλοι οι εταιρικοί mail servers λειτουργούν με δικό τους αλγόριθμο, προκειμένου να προστατέψουν τους χρήστες τους από τους spammers.

Για το λόγο αυτό, μπορεί να στείλετε το ίδιο email από τον εταιρικό σας λογαριασμό (πχ john@mycompany.com) σε 3 παραλήπτες – έναν με Gmail – έναν με Yahoo και έναν με Hotmail και να έχετε τα εξής αποτελέσματα:

  • Το email να φτάσει καθαρό στο Inbox του παραλήπτη με Gmail
  • To email να μπει στον Spam Folder του παραλήπτη με Yahoo
  • To email να μην φτάσει ποτέ (απόρριψη) στον παραλήπτη που έχει Hotmail.

 

Τι καθορίζει όμως το αποτέλεσμα?

Ο πιο σημαντικός παράγοντας είναι η ΦΗΜΗ (REPUTATION ) του email σας. Η φήμη, είναι στην ουσία το αποτέλεσμα του αλγόριθμου με τον οποίο οι λογαριασμοί των παραληπτών αποφασίζουν για την τύχη του email που στέλνετε.

Ποιοι παράγοντες επηρεάζουν το reputation σας:

1. Η συμπεριφορά του e-mail σας στο παρελθόν

Εάν το εταιρικό e-mail σας χρησιμοποιείται για να στέλνει SPAM (ή έχει χρησιμοποιηθεί από τον ιδιοκτήτη ή και Hackers στο παρελθόν) τότε το Reputation του server μειώνεται, με αποτέλεσμα να αυξάνονται οι πιθανότητες να μην παραδίδονται τα emails που προέρχονται από τον server.

2. Η IP σας

Με την ίδια λογική, εάν η IP που χρησιμοποιείτε είναι στην μαύρη λίστα (blacklisted) για οποιοδήποτε λόγο, τότε τα emails που φεύγουν από τη συγκεκριμένη IP είναι πιθανό να έχουν πρόβλημα στην παράδοση.

3. Η ηλικία του domain σας

Οι email providers στην προσπάθειά τους να προστατευθούν από τους Spammers, έχουν γίνει πιο αυστηροί σε emails που έρχονται από domains που αγοράστηκαν πρόσφατα και δεν έχουν αποκτήσει ακόμα φήμη (reputation). Έτσι είναι πιθανό όταν πάτε να στείλετε τα πρώτα σας emails από το καινούργιο σας domain τα emails να μαρκάρονται ως SPAM.

Σκεφτείτε απλά ,ότι και οι Spammers στέλνουν spam mails από νέα domains διότι αυτά που χρησιμοποιούσαν στο παρελθόν είναι ήδη blacklisted.

4. Οι αντιδράσεις των παραληπτών σε προηγούμενα emails που έστειλε η εταιρία σας (complaint rates & move to Ιnbox)

Είτε πρόκειται για newsletters είτε για προσωπικά emails μέσω του εταιρικού σας λογαριασμό, η συμπεριφορά των παραληπτών είναι μέρος του αλγόριθμου που επηρεάζει την παράδοση των μελλοντικών σας αποστολών.

Για παράδειγμα εάν στέλνετε εταιρικά newsletters πολύ συχνά και οι παραλήπτες κάνουν αναφορά για τα emails πάνω από το αποδεκτό όριο, (συνήθως αυτό είναι το 1% δηλαδή ένας στους εκατό παραλήπτες κάνουν αναφορά), τότε το reputation σας μειώνεται.

Αντιθέτως, εάν κάποιο email σας καταλήξει σε Spam Folder και ο παραλήπτης επιλέξει να μετακινήσει αυτό το email από το spam folder στο Inbox τότε αυτό εκλαμβάνεται ως «θετική ψήφος»και αυξάνεται το reputation.

Όλες οι ενέργειες που κάνουν οι παραλήπτες μέσα από το εκάστοτε email πρόγραμμα που χρησιμοποιούν (gmail, yahoo mobile, κλπ) είναι μέρος του αλγόριθμου των εταιριών.

5. Το μεγάλο Bounce Rate

Τι είναι το Bounce Rate; To Βounce Rate στην ορολογία των email είναι το ποσοστό των emails του οποίου ο παραλήπτης είναι ανενεργός. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι κάποια μέλη στη λίστα σας άλλαξαν email, άλλαξαν δουλειά, άλλαξαν θέση κτλ με αποτέλεσμα το παλιό τους email να μην είναι ενεργό.

Αν στείλετε ένα newsletter σε 100 παραλήπτες και οι 10 έχουν αλλάξει email, τότε το bounce rate είναι 10% το οποίο θεωρείται αρκετά υψηλό και αποτελεί επίσης αρνητική ψήφο για το reputation του mail server σας.

Γενικώς, αποδεκτό επίπεδο Bounce Rate είναι το 5%.

6. Επιπλέον παράγοντες

Επιπλέον λόγοι που μπορούν να αποτελέσουν αρνητική ψήφο είναι:

  • Στέλνετε πολύ συχνά newsletters
  • Στα emails σας δεν υπάρχει unsubscribe επιλογή
  • Χρησιμοποιείτε αγορασμένες λίστες από emails στις οποίες οι εγγεγραμένοι δεν έχουν συμφωνήσει να είναι μέλη.
  • Στέλνετε περιεχόμενο που δεν είναι σχετικό με το ενδιαφέρον των παραληπτών. Ακόμα και αν κάποιος έχει εκδηλώσει ενδιαφέρον να παίρνει από την εταιρία σας email, αυτό είναι άμεσα συνδεδεμένο με το λόγο για τον οποίο επέλεξε να ζητήσει να μπει στη λίστα σας. Εάν το επέλεξε για να μαθαίνει νέα για κινητά τηλέφωνα και η εταιρία σας στέλνει newsletters σχετικά με εξαρτήματα αυτοκινήτου τότε το περιεχόμενο έχει μικρό βαθμό συσχέτισης με το αρχικό ενδιαφέρον.

Είναι πιθανό όταν συντρέχει κάποιος από τους παραπάνω λόγους ο παραλήπτης να κάνει «παράπονο» με αποτέλεσμα να μειωθεί το reputation σας.

Σε συγκεκριμένο επίπεδο παραπόνων (complaint rate) οι εταιρίες που δέχονται τα emails μπορούν να αποφασίσουν να κατευθύνουν όλα τα emails που προέρχονται από τον server σας σε SPAM folders ή ακόμα και να σας απορρίψουν τελείως ώς αποστολέα με αποτέλεσμα τα emails να μην παραδίδονται καν στον παραλήπτη.

Το ζήτημα αυτό απασχολεί ακόμα και εταιρίες / οργανισμούς μεγάλου μεγέθους καθώς το θέμα του anti-spamming και της προστασίας των χρηστών, αποτελεί προτεραιότητα για τις επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες σχετικές με email.

, ,

Επικοινωνήστε μαζί μας!

Όσο μεγάλο ή μικρό είναι το πρόβλημά σας, έχουμε την λύση που χρειάζεστε.